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Non viene richiesto un esplicito consenso al trattamento dei dati in quanto c’è un legittimo interesse e un obbligo contrattuale del Titolare ad utilizzare le informazioni fornite volontariamente dall’interessato al fine di raggiungere la seguente finalità a):
- rispondere alle richieste inviate;
- emettere preventivi, formulare proposte di contratto;
- adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
- esercitare i diritti del Titolare, ad esempio l’eventuale diritto di difesa in giudizio.
Il Titolare raccoglie tramite materiale pubblicitario (es. flyer, cartoline, ecc.) l’indirizzo e-mail, il nome, il cognome, la data di nascita, la città degli interessati.
Questi dati hanno le seguenti finalità:
finalità b)
- richiesta di ricontatto da parte dell’interessato. L’interessato fornisce i dati sul modulo cartaceo per essere ricontattato dallo studio in modo da valutare i servizi offerti e/o fissare un appuntamento.
finalità c)
- Iscrizione alla newsletter. È previsto il consenso esplicito da parte degli interessati. Il consenso può essere rilasciato compilando e firmando l’apposita sezione dei moduli o fornendo l’indirizzo e-mail nell’apposita area del sito internet.
L’unico dato obbligatorio per l’iscrizione alla newsletter è l’indirizzo e-mail. L’interessato si può cancellare in qualsiasi momento dal servizio di newsletter. In media sono inviate circa 10 comunicazioni in un anno.
La mancata o l’errata comunicazione dei dati da parte degli interessati potrebbe impedire al titolare di raggiungere le finalità sopra indicate.
Art. 3. Durata del trattamento (per quanto tempo conserviamo i dati).
Fatto salvo il termine di conservazione previsto dalle specifiche normative (es. fiscale, antiriciclaggio, ecc.), per l’intera durata del contratto e per l’intera durata di un eventuale contenzioso, il titolare del trattamento conserva i dati raccolti per un periodo massimo di 3 (tre) anni dal termine del rapporto con gli Interessati, in modo da per poter rispondere ad eventuali richieste degli stessi.
I dati presenti nei materiali pubblicitari necessari allo studio per ricontattare i pazienti (vedi Art. 2, finalità b) sono conservati per 1 (uno) anno.
I dati forniti facoltativamente, quindi con specifico consenso, (es. indirizzo e-mail per l’invio di newsletter) sono conservati ed utilizzati fino alla richiesta di revoca e/o cancellazione del servizio. I dati sono cancellati nel più breve tempo possibile, al massimo entro 30 giorni dalla richiesta di revoca e/o cancellazione. Se il servizio di invio comunicazioni non viene più erogato, i dati raccolti (es. indirizzo e-mail) saranno conservati al massimo per 1 (uno) anno.
Art. 4. Modalità del trattamento (come usiamo i dati).
Il trattamento è effettuato nei limiti strettamente necessari al raggiungimento delle finalità di cui sopra (vedi Art. 2), nel rispetto del principio di proporzionalità nella scelta delle modalità di ripresa e dislocazione e con l’adozione di tutte le misure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali degli interessati.
La gestione delle newsletter è affidata ad una piattaforma professionale; servizio con sede negli USA. L’azienda garantisce il pieno rispetto alla normativa del GDPR come da indicazioni della policy rilasciata e consultabile al seguente indirizzo: https://mailchimp.com/help/about-the-general-data-protection-regulation/. A questo indirizzo l’informativa privacy completa: https://mailchimp.com/legal/privacy/. Il trattamento di questi dati è regolamentato dal Privacy Shield.
Art. 5. Dove si trovano i dati raccolti?
I dati sono trattati e archiviati presso gli uffici del Titolare e sugli strumenti aziendali utilizzati (es. computer). Tutti i dati (cartacei e digitali) sono protetti da adeguati sistemi di sicurezza in modo da garantirne la riservatezza e la salvaguardia. Tutti i dati sono fisicamente conservati in Italia. Alcuni file digitali possono essere archiviati in sistemi cloud. I fornitori sono stati selezionati in modo da garantire la salvaguardia e la riservatezza dei dati. Questi dispositivi sono fisicamente posizionati all’interno dell’Unione Europea.
Gli indirizzi e-mail e in generale tutti i dati (per esempio cookie e log) gestiti tramite la piattaforma di invio newsletter sono archiviati e trasferiti sui server del fornitore dislocati negli Stati Uniti d’America.
Art. 6. A chi sono comunicati i dati?
I dati non sono soggetti a comunicazione e diffusione a terzi, salvi gli obblighi derivanti dalla legge. In adempimento a tali obblighi i dati personali, anche bancari, dei clienti possono essere trasmessi a soggetti terzi che effettuano il trattamento per conto del Titolare nella loro qualità di Responsabili esterni nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR (a titolo indicativo il commercialista per i dati relativi alla fatturazione), agli Istituti di Credito, a dipendenti e/o collaboratori del Titolare nell’espletamento della loro normale attività di lavoro e/o di collaborazione, quali persone autorizzate al trattamento, il cui elenco aggiornato è comunque disponibile presso gli uffici del medesimo.
Gli indirizzi e-mail e in generale tutti i dati (per esempio cookie e log) gestiti tramite la piattaforma di invio newsletter sono comunicati automaticamente al fornitore.
Art. 7. Diritti degli interessati (Artt. 15 e seguenti del GDPR).
Art. 15 Diritto di accesso, comprensivo del diritto di ottenere l’indicazione del periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Diritto di ottenere indicazione sull’origine dei dati raccolti, nonché delle finalità e delle modalità di trattamento. Diritto di proporre in qualsiasi momento reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy: Piazza Venezia nr. 11, 00187 ROMA, Tel. +39 06 696771 – PEC: protocollo@pec.gpdp.it);
Art. 16 Diritto dell’interessato di ottenere l’aggiornamento, la rettifica ovvero l’integrazione dei dati personali;
Art. 17 Diritto alla cancellazione e diritto all’oblio;
Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento, quando previsto;
Art. 19 Obbligo del titolare di notificare la rettifica, cancellazione e/o limitazione;
Art. 20 Diritto alla portabilità dei dati, qualora la tecnologia in essere lo permetta;
Art. 21 Diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, nel caso in cui il trattamento sia effettuato nell’esercizio di pubblici poteri o nello svolgimento di un compito di interesse pubblico oppure se è effettuato il base al legittimo interesse del titolare;
Art. 22 Diritto di ottenere indicazioni sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
Art. 8. Istanze degli interessati.
Le istanze di cui al precedente Art. 7 potranno essere presentate dagli Interessati al Titolare del trattamento tramite lettera raccomandata o PEC (Posta elettronica certificata) agli indirizzi riportati al precedente Art. 1. In tutti i casi gli interessati dovranno allegare alla richiesta un proprio documento d’identità in corso di validità.